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薬剤師ネクスト経営塾

リーダーがプレゼンするときに考えるべき3つのポイント

みなさん初めまして!鹿児島で薬局をしております丸野と申します。

私は25歳のときに父を亡くし、後を継いで薬局の経営をしております。
本当に素晴らしいスタッフと先輩・仲間のおかげで、日々充実して薬局経営に励んでおります。

今回は縁があり、若手らしい経営コラムを書いてほしいというご依頼を頂きましたので、恥ずかしながら、私が今まで学んできたこと、私なりの考えを少しずつ書いていきたいと思います。
自分が大切だと思っていることをノートに記録するつもりで書かせて頂きますが、少しでもみなさんのヒントや刺激になれば嬉しいです!

ということで、記念すべき第1回目のテーマは
「リーダーがプレゼンするときに考えるべき3つのポイント」です。ジャジャン♪

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私が未熟な経営者として、重要だと思っていることの1つが、「自分の考えや想いをスタッフへしっかりと伝えること」です。
私は饒舌ではないので、普段の業務の中だけではなかなか自分のビジョンや方針を伝えられないことが多いです。
ですから、あえてしっかり話す機会を作ることを意識しています。定期的な社内勉強会や、年初の方針説明でのプレゼンは私の想いをスタッフへしっかり伝え、行動にうつしてもらう重要な機会です。

この時にどれだけしっかり伝えることができるのかが、私の経営者としての力量であると思っています。
どんなに熱い想いや、優れたアイデアがあっても、それがしっかり伝わり、相手に影響を及ぼさなければ何も変わりません。

現在ではプレゼンテーションの重要性やテクニックが様々なメディアや書籍で説明されています。
どれも、とても参考になりますし、是非みなさんにも興味を持って頂ければ嬉しいです。
若手薬剤師の先生であれば、管理薬剤師となるときや、これから独立を考えるときにプレゼン能力は大きな助けになりますよ。

今回は私が今まで学んだ中で最も効果的で最も重要だと思っている3つのポイントをお話したいと思います。

プレゼンテーションとは「何かの目的のために、相手に伝え、その結果何かを変えること」です。
基本的には一方向のコミュニケーションとなりますが、だからこそ準備が大切です。

そういったプレゼンをするときに考えて欲しい3つのポイントがあります。
これを考えるだけであなたのプレゼンがぐっと分かりやすく相手に伝わるようになるはずです。

1.目的と期待成果を考える

私が社会人となり、製薬企業で一番初めに教わったことの1つが「目的と期待成果を意識しろ」ということでした。
プロジェクトを開始するとき、会議をする時、研修をする時、そしてプレゼンをするとき、常にこの言葉を意識しています。

プレゼンは「何か目的があって、相手に伝えて、何かを変える」ためにあるのですから、皆さんも無意識に必ずこの2つを考えているはずです。
ここでの「目的」とは、広い意味で、「どういった経緯があって何のためにプレゼンするのか」です。
そして「期待成果」とは「具体的に相手にどのような気持ちの変化や行動の変化を期待するか」です。
この2つを意識することで、プレゼンが断然ブレなくなります。

なんとなく資料をつくり、プレゼンすると、話が本題から逸れたり、何が伝えたいのか分からなくなったりすることがあります。
特に「期待成果」はよく意識しておかないと、忘れがちです。

「期待成果」があることで、「最終的にどうして欲しいのか」というメッセージを相手にしっかり伝えることができます。
また、「期待成果」を設定しておくと、今回のプレゼンが成功したのか、失敗したのかもより明確になります。
測れないものは、改善できません。プレゼンを改善していくためにも、「期待成果」の設定は重要なのです。

実際に、私は人前でプレゼンする際には必ずこの2つを書き出します。
プレゼン用のスライドを作る場合にはタイトルの次はこの2つを書いたスライドを用意します。
もちろん非表示設定にすることが多いので、聴く側に見せないことも多いですが、
このスライドがあるのとないのではプレゼン全体のまとまりが違ってきます。

私は、プレゼンをする際のスライドは目安として1枚1分弱にしますので、
10分のプレゼンなら、10枚〜13枚程度が目安です。
1時間のプレゼンになると、60枚〜80枚近くになることもあります。

80枚もスライドがあると、様々な話題がでてきたり、タイムブレイク的なスライドを入れたりすることもあります。
そうなってくると話の軸がブレやすくなるのです。
本当に印象に残って欲しいことや、覚えて帰って欲しいことの存在が薄くなりがちです。

このような場合でも、この2つがしっかりしていると、全体の方向性がまとまってきます。

このように、「目的」と「期待成果」をきちんと設定することで、話がブレなくなるのです。

2.ストーリーを考える

プレゼンにストーリーが大切だというのは、よく言われていますね。
では、なぜストーリーがないといけないのでしょうか?

それは相手の記憶にプレゼンを残すためのテクニックだからです。
人間は関係の無いスライドを次々と見せられるよりも、関連して流れていくスライドを次々と見ていく方が圧倒的に頭に残ります。
これは人間の脳が単純記憶よりも連想記憶を得意としているためです。

うまいストーリーを立てるほど相手の頭に残ります。
さらには、プレゼンを聞いた相手が他の人に説明することも容易になります。

それでは、具体的にストーリーはどうやって作ればいいのでしょうか?

そのためのポイントが2つあります。
「スライドに意味付けする」「スライドのつなぎ方を決める」ことです。簡単ですね。
この2つがしっかりできていると原稿のないプレゼンでも滑らかに進めることができます。
「このスライドで絶対伝えたいこと」と「次のスライドへどうもっていくか」が決まっているだけでストーリーは出来上がったようなものなのです。

よくあるプレゼンの光景で、次のスライドに変わってから
「えーと、このスライドはですね。なんとかかんとかで。。。」って説明することがあります。
これでは、ストーリーではありません、ぶつ切りのスライドです。

ストーリーのあるプレゼンは原則としてスライドが変わる前に話し始めます。
「・・ということで、薬剤師の現状に多くの問題点があることがわかります。
そこで、この現状を改善していくために、3つのプランを立ててみました」
と言ってから、次のスライドへ移ると聴いている側はとてもわかり易いです。
話の流れがわかり、次にどんなスライドが来るか予想ができるのです。

ここでは「薬剤師の現状には問題点が多い」と意味付けされたスライドから
「改善のための3プラン」と意味付けされたスライドへ「問題提起→解決策」というつなぎ方をしています。
このように「スライドに意味付けする」「スライドのつなぎ方を決める」ことを意識して行うことでプレゼンがぐっと頭に入りやすくなるのです。

3.マイルストーンを考える

ここまでに、「目的と期待成果を考える」「ストーリーを考える」という2つのポイントをお話しました。
これだけで、プレゼンがブレなくなり、印象に残るものになるでしょう。
ただ、もう1つ考えてほしいことがあります。それが「マイルストーンを考える」ことです。

プレゼンにおけるマイルストーン(道標)とは何なのか?
それは、「本日の内容」「アジェンダ」といった全体の話を整理できるものです。

プレゼンは自分の考えやアイデアを相手に伝えるものです。
だからこそ、当たり前ですがプレゼン前は圧倒的に発表者の方が発表内容に詳しいのです。

しかしそれを忘れ、自分のペースでプレゼンをする光景もよく見かけます。(私もよくやります)
相手の理解度を測りながらプレゼンを進めることはできないので、プレゼンのペースというのはすごく難しいのです。
自分の世界に惹き込みながらも、時間という制約の中でしっかりと理解させることは簡単ではありません。
聴く側それぞれでも理解のスピードが違ったりもします。

そこで、初めにどのような順序でどのような話をするのかをお互いに確認しておくことが大切だと考えています。

私は基本的には、話始める前に、「本日の内容」として内容を箇条書きにしたスライドで流れを説明します。
あらかじめ自分と相手との相互理解を深めておくことで、内容も頭に入りやすいからです。
昔の校長先生の話が長く感じたのは、何を話すのか、いつ終わるのかわからないからです。

さらに、15分以上の話の場合には、話のまとまりが終わる毎に最初の「本日の内容」スライドを出して現在位置を確認したりもします。
今までの内容が再度映ることで、復習効果があり、全体の理解度が高まるのです。
時間の長いプレゼンでは、それぞれのセクションごとの時間配分もスライドに記載しておくこともあります。

また、最後の「まとめ」も1つのマイルストーンです。
このプレゼンで伝えたかったことを、スライドとしてまとめることも効果的な場合があります。

こういったマイルストーンの立て方も「目的と期待成果」次第で変わってきます。
どの程度、理解して欲しいのか、どのくらいインパクトを持たせたいのかによってマイルストーンを置く頻度も変わります。
マイルストーンを増やすと理解度は上がりますが、ややくどくなり、テンポが悪くなることがあります。講義向きですね。
一方で、マイルストーンを減らすと、理解度が減ることがありますが、テンポがよくなりインパクトのあるプレゼンができます。提案向きですね。

このように、マイルストーンを考えながら配置することで、聴く側の理解度を調節することができるのです。

ここまで、読んだ下さったみなさん、お疲れ様です。読んで頂いてありがとうございました。
今回は、プレゼンで考えるべき3つのポイントについてお話させて頂きました。

1.目的と期待成果を考える→プレゼンがブレなくなる
2.ストーリーを考える→話が入りやすくなる
3.マイルストーンを考える→理解度を調節する

この3つを意識することで、グッと分かりやすく、相手に影響を与えるプレゼンになると思います。
是非、試してみてください。

次回のテーマは「薬局経営者が意識すべき4つのPと3つのC」です。お楽しみにー!

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